Reglement

Huishoudelijk reglement Stichting Kindervakantieweek Mariahout

Artikel 1. Het huishoudelijk reglement regelt de gang van zaken binnen de Stichting Kindervakantieweek Mariahout, hierna te noemen stichting, met als basis de statuten van de stichting. Het huishoudelijk reglement mag in geen geval in strijd zijn met de statuten van de stichting. Het geeft richtlijnen en gedragsregels voor personen die binnen de stichting activiteiten uitvoeren. Alle deelnemers zijn gehouden aan de bepalingen van het huishoudelijk reglement.

Artikel 2. Stichting Kindervakantieweek Mariahout, dan wel de personen die hiervoor werkzaam zijn, kunnen niet aansprakelijk gesteld worden voor enig letsel en/of materiële schade die deelnemers en bezoekers van het evenement kunnen ondervinden. Bij betreding van de evenementenlocatie gaat de deelnemer/bezoeker automatisch akkoord met dit huishoudelijk reglement.

Artikel 3. Deelname aan de kindervakantieweek is derhalve op eigen risico. Het programma, zoals opgenomen in het programma boekje, is onder voorbehoud. De organisatie behoudt zich het recht om het programma te wijzigen.

Artikel 4. De organisatie van de stichting stelt het huishoudelijk reglement vast en is bevoegd deze te wijzigen. Het huishoudelijk reglement zal, met het laatste versienummer, op de website (www.kvw-mariahout.nl) worden geplaatst. Betrokkenen bij de stichting kunnen voorstellen tot wijziging inbrengen.

Artikel 5. Het evenement wordt gehouden van maandag tot en met vrijdag in de laatste week van de basisschool vakantie. Het evenement is toegankelijk voor alle basisschoolkinderen, woonachtig en/of schoolgaand in Mariahout. De week voorafgaande aan het evenement wordt gebruikt voor de opbouw. Vrijdag, zaterdag en zondag na het evenement wordt gebruikt voor het afbreken en opruimen. Aanwijzingen van de organisatie of de daarvoor bevoegde personen, die verband houden met de huisregels, dienen op het evenemententerrein en in de directe omgeving te allen tijde stipt opgevolgd te worden.

Artikel 6. De organisatie is belast met de leiding van alle zaken behorende bij de stichting, betreffende:

• Zorgdragen voor de naleving van de statuten en het huishoudelijk reglement.
• Bevorderen van de bloei van de stichting.
• Optreden daar waar de belangen van de stichting en rechten moeten worden behartigd.
• Toezicht houden op het financieel beheer.
• Coördineren van de activiteiten van de werkgroepen (dagprogramma’s, verhaal, decor etc.)
• Uitvoeren coördinatie tijdens de kindervakantieweek.
• Aanvragen van de benodigde vergunningen / ontheffingen en regelen overige zaken die noodzakelijk zijn voor de organisatie van de kindervakantieweek.
• Voor het regelen van zaken waaraan kosten zijn verbonden wordt eerst goedkeuring gevraagd aan het stichtingsorganisatie.
• Vervullen van representatieve taken.

Artikel 7. De leden van het stichtingsorganisatie (voorzitter, secretaris en penningmeester) worden benoemd voor onbepaalde tijd. Bij het niet goed functioneren of het moedwillig handelen in strijd met de statuten van de stichting kan de kerngroep besluiten dat het betreffende kerngroeplid moet aftreden.

Artikel 8. De voorzitter waakt in het bijzonder voor de belangen van de stichting. Hij/zij leidt alle vergaderingen en stelt met de secretaris de agenda op. Hij/zij zorgt voor:

• De goede gang van zaken.
• De naleving van het huishoudelijke reglement.
• Dat de besluiten, door de organisatie tijdens een vergadering genomen, worden uitgevoerd.
• Contacten met gemeente en overige instellingen.
• Hij/zij heeft het recht ieder organisatielid ter verantwoording te roepen over het beheer waar diegene verantwoordelijk voor is.
• In het geval van afwezigheid kan de voorzitter zich laten vervangen door een ander lid van de organisatie.

Artikel 9. De secretaris is belast met het voeren van de correspondentie, het samenstellen van de notulen van de organisatie vergaderingen en met al die werkzaamheden, die geacht kunnen worden tot zijn/haar werkzaamheden behoren. Hij/zij zorgt voor:

• Ingekomen stukken en zal deze zo spoedig mogelijk met de organisatie delen.
• Het versturen van de uitnodiging voor de vergaderingen, vergezeld van de agenda en de notulen.
• De secretaris onderhoudt een overzichtelijk archief van de secretariële stukken.

Artikel 10. De penningmeester is belast met het financieel beheer van de stichting en houdt een overzichtelijke boekhouding bij. Hij/zij zorgt voor:

• Correcte financiële administratie.
• Opstellen en bewaken van een jaarlijkse begroting.
• Financiële jaarrapportage, intern als extern.
• Beheer van kas- en bankgelden.

Artikel 11. Leden zullen werkzaamheden verrichten op gebieden die hen zijn toegewezen, welke worden bepaald tijdens vergaderingen.

Artikel 12. Instellen van werkgroepen kan in samenspraak met de organisatie worden ingesteld. De werkgroepen kunnen zelf deelnemers uitnodigen tot deelname aan deze werkgroepen. De deelnemers aan deze werkgroepen worden geacht zich te houden aan het huishoudelijk reglement. Deelnemers aan de werkgroepen genieten geen geldelijke of materiële beloning voor de door hen, ten behoeve van de stichting te verrichte werkzaamheden.

Artikel 13. Algemene gedragsregels:

• Deelname aan activiteiten van de stichting, vanuit organisatiesfunctie, lid of als deelnemer aan een werkgroep, is vrijwillig, maar niet vrijblijvend.
• Van deelnemers, organisatiesleden en werkgroepleden wordt verwacht dat zij zich collegiaal gedragen en het algemeen belang stellen boven het eigen belang.
• Iedere betrokkene gedraagt zich dusdanig dat de doelstellingen en de naam van de stichting geen schade wordt toegebracht.
• Ieder organisatielid en werkgroeplid wordt gevraagd om, binnen alle redelijkheid, aanwezig te zijn tijdens de vergaderingen, voorbereidingen, activiteiten en de dagen van de kindervakantieweek. Hierbij geldt ook de periode voorafgaande aan het evenement tot en met zondag in de week van het evenement. Bij verhindering dit graag tijdig kenbaar maken.
• Bij (ernstig) wangedrag kan de organisatie overgaan tot uitsluiting van verdere deelname aan de kindervakantieweek. Dit geldt zowel voor de deelnemers als de vrijwilligers. Het (eventueel) betaalde inschrijfgeld wordt niet terugbetaald.

Artikel 14. De kascommissie wordt gekozen tijdens de vergadering en bestaat uit 2 leden. Zij brengen over het beheer van de penningmeester rapport uit aan de organisatie, zodat dit rapport ter kennis van de overige leden wordt overgebracht. De kascommissie wordt benoemt voor maximaal 2 jaar.

Artikel 15. Voor zover de bepalingen in het huishoudelijk reglement niet voorzien, beslist het organisatie van de stichting. Goedgekeurd per 1 juni 2021.

V.1.0